【2026年版】新卒社員向け電話対応マナー完全ガイド｜基本・例文・NG対応までまるわかり
静岡、浜松の皆様 株式会社Amita（アミタ）です！
いつもご覧いただき、ありがとうございます！
新卒社員として入社すると、多くの企業で最初に任される仕事のひとつが「電話対応」です。
2026年現在、チャットツールやメール、オンライン会議が普及している一方で、電話対応は依然として重要なビジネスマナーとして求められています。
特に企業の代表電話は、お客様や取引先との最初の接点になることも多く、電話に出る社員の対応によって会社全体の印象が決まることもあります。
しかし新卒社員の中には、
「電話が鳴るだけで緊張する」
「敬語が難しい」
「何を話せばいいかわからない」
「聞き取れなかったらどうしよう」
と不安を感じる人も少なくありません。
そこで今回は、2026年最新版として、新卒社員向けの電話対応マナーをわかりやすく解説します。
基本の流れから、実践で使える例文、よくあるNG対応、電話が苦手でも安心できるコツまで詳しく紹介していきます。
これから社会人になる方はもちろん、新入社員研修を行う企業担当者にも役立つ内容です。
電話対応をしっかり身につけて、自信を持って社会人生活をスタートさせましょう。
新卒社員に電話対応が必要な理由
最近では社内連絡にチャットツールを使う企業が増えています。
それでも電話対応が重要視されている理由は、「直接声で対応する力」が会社の信頼につながるからです。
電話では相手の顔が見えません。
そのため、
・話し方
・声のトーン
・言葉遣い
・反応の速さ
・聞く姿勢
などが、そのまま会社の印象になります。
例えば、明るく丁寧な電話対応を受けると、
「しっかりした会社だな」
「安心して任せられそう」
という印象になります。
反対に、無愛想だったり、聞き取りづらかったりすると、会社へのイメージが悪くなることもあります。
つまり、新卒社員であっても、お客様から見れば「会社の代表」なのです。
電話対応は単なる雑務ではなく、信頼関係を作る大切な仕事のひとつと言えるでしょう。
電話対応の基本マナー
まずは、新卒社員が覚えておきたい基本マナーを紹介します。
是非メモを取って活用してください！
3コール以内に電話を取る
電話は基本的に3コール以内に出るのがマナーです。
もし遅れてしまった場合は、
「大変お待たせいたしました」
と最初に伝えましょう。
電話に出るスピードは、会社の印象にもつながります。
第一声は明るくハッキリ
電話対応では最初の声が非常に重要です。
基本のフレーズは、
「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇、△△でございます。」
です。
会社名と名前はゆっくり、聞き取りやすく話しましょう。
また、電話では表情が見えないため、笑顔で話す意識を持つと声の印象が良くなります。
必ずメモを取る
電話対応で重要なのが「メモ」です。
聞いた内容を覚えているつもりでも、後で忘れてしまうことがあります。
最低限、以下の内容はメモしましょう。
・会社名
・相手の名前
・電話番号
・用件
・折り返しの有無
・希望時間
聞き取れなかった場合は、無理に理解したふりをせず、
「恐れ入ります、もう一度お願いできますでしょうか。」
と確認することが大切です。
新卒社員向け｜電話対応の基本的な流れ
電話対応には基本の流れがあります。
この流れを覚えておくだけで、落ち着いて対応しやすくなります。
① 電話に出る
「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇、△△でございます。」
まずは明るく丁寧に名乗ります。
② 相手を確認する
「〇〇株式会社の△△様でいらっしゃいますね。」
会社名や名前は復唱するのが基本です。
聞き間違い防止にもなります。
③ 用件を聞く
相手の話を最後まで聞きます。
途中で話を遮らないことも重要です。
④ 担当者へ取次ぐ
担当者がいる場合は、
「少々お待ちくださいませ。」
と伝えて保留にします。
⑤ 担当者が不在の場合
担当者がいない場合は、
「申し訳ございません。〇〇はただいま席を外しております。」
と伝えます。
さらに、
・戻り予定
・折り返し希望
・伝言の有無
などを確認しましょう。
⑥ 電話を終える
最後は、
「かしこまりました。失礼いたします。」
と丁寧に締めます。
電話は相手が切ってから静かに切るのがマナーです。
新卒社員が覚えておきたい電話対応フレーズ
電話対応では、よく使う定番フレーズがあります。
覚えておくと安心です！
聞き取れなかった時
「恐れ入ります、少々お電話が遠いようです。」
「もう一度お願いできますでしょうか。」
保留する時
「少々お待ちくださいませ。」
担当者が不在の時
「ただいま外出しております。」
「本日は休みをいただいております。」
折り返し対応
「戻りましたらこちらからご連絡いたします。」
名前が聞き取れない時
「恐れ入ります、お名前をもう一度頂戴してもよろしいでしょうか。」
電話対応でよくあるNG例
新卒社員がやってしまいがちなNG対応もあります。
事前に知っておくことで防ぎやすくなります。
「もしもし」を使う
ビジネス電話では「もしもし」は基本的に使いません。
最初は、
「お電話ありがとうございます。」
から始めましょう。
「わかりました」を使う
「わかりました」はカジュアルな表現です。
ビジネスでは、
「かしこまりました」
「承知いたしました」
を使います。
無言で保留する
何も言わずに保留ボタンを押すのはNGです。
必ず、
「少々お待ちくださいませ。」
を伝えてから保留にしましょう。
相手より先に電話を切る
電話は相手が切ってから静かに切るのがマナーです。
スマホ対応でも同様です。
電話対応で緊張しないコツ
電話が苦手な新卒社員は非常に多いです。
ですが、いくつかのポイントを意識するだけで気持ちはかなり楽になります。
よく使う言葉をメモしておく
最初は台本があって当然です。
・電話に出る時
・保留する時
・不在対応
・折り返し対応
など、よく使うフレーズをまとめておくと安心です。
完璧を目指さない
新卒社員に最初から完璧な電話対応を期待している会社は多くありません。
大切なのは、
・丁寧に対応すること
・相手の話をしっかり聞くこと
・落ち着いて対応すること
です。
誠実な対応は相手にも伝わります。
慣れることが一番大切
電話対応は経験で上達します。
最初は緊張して当然です。
回数を重ねることで自然と慣れていきます。
2026年の電話対応で求められること
2026年は、リモートワークやハイブリッド勤務が一般化しています。
そのため電話対応でも、
・担当者の勤務状況確認
・チャットツール連携
・オンライン会議中か確認
・折り返し時間の調整
など、社内連携力が求められるようになっています。
また、固定電話だけでなく社用スマホで対応する企業も増えています。
外出先での対応や、雑音への配慮も重要になっています。
電話対応ができる新卒社員は成長が早い
電話対応を通して身につくスキルは非常に多いです。
例えば、
・敬語力
・コミュニケーション能力
・報連相
・気配り
・状況判断力
・ビジネスマナー
などがあります。
電話対応が上手な人は、社内外から信頼されやすく、仕事の成長も早い傾向があります。
まとめ
新卒社員にとって電話対応は、最初の大きな壁に感じるかもしれません。
しかし、
・基本フレーズを覚える
・メモを取る
・丁寧に話す
・落ち着いて対応する
この4つを意識するだけでも、大きく変わります。
2026年はAIやチャットツールが進化している時代ですが、「人の対応力」の価値は変わりません。
だからこそ、電話対応をしっかり身につけることは、社会人として大きな武器になります。
ぜひこの記事を参考に、自信を持って電話対応にチャレンジしてみてください。
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